Dématérialisation et traitement des documents sortants : Phi'Spool

Une gestion globale de vos documents sortants

Constat

Chaque organisation génère quotidiennement une masse de document provenant de son système d’information. Qu’il s’agisse de vos bons de commande, de livraison, de transport, de vos factures, de vos ordres de fabrication, de vos bulletins de salaire, etc., ces documents suivent toujours le même processus organisationnel :

  • impression en multi exemplaires,
  • opérations de tri et/ou de regroupement,
  • distribution par courrier, fax, email, remise en main propre.
  • Ces opérations sont pour la plupart réalisées manuellement. Ce travail non gratifiant demande du temps qui pourrait être consacré à des tâches à plus forte valeur ajoutée.

 


Par ailleurs, la plupart de ces documents sont imprimés sur des supports pré-imprimés, commandés par palettes pour des raisons d’optimisation des coûts. Notre marché étant en perpétuelle évolution (évolution régulière des réglementations, de vos CGV, des coordonnées bancaires…), ils nécessitent des adaptations de chaque instant (déménagement, nouvelle agence, regroupement de site, nouvelles coordonnées …). Les documents pré-imprimés deviennent alors obsolètes et doivent être revus et commandés.

Objectifs de notre solution de dématérialisation et de traitement des documents sortants

Phi’spool vous permet de maîtriser les documents sortant de votre système d’information :

  • gagnez du temps et augmentez la productivité de vos collaborateurs,
  • adaptez le processus de vos impressions en fonction de votre organisation,
  • modifier vos fonds de page dès que vous le souhaitez pour une application immédiate, et éliminez vos coûts liés aux pré-imprimés,
  • améliorez la qualité des documents produits.

Solution de dématérialisation et de traitement des document sortants : Phi'Spool

Après l’analyse d’un expert métier, Phi’spool réduit en une seule opération ce que vous réalisiez auparavant en plusieurs, comme :

  • fusionner et imprimer vos documents provenant de sources différentes sur un ou plusieurs périphériques d’impression en les triant/regroupant selon des critères établis, avec insertion de votre fond de page (entête, CGV …)
  • envoyer un exemplaire à un ou plusieurs tiers, par fax, mail, courrier,
  • nommer et classer automatiquement les documents dans votre système de GED ou votre explorateur Windows.

Les moyens de Dactyl-OMR

Inutile de faire intervenir vos éditeurs de logiciels (comptabilité/ paie, ERP, CRM ou Microsoft Office) : Phi’spool est indépendant et ne touche pas au développement. Vos garanties logicielles sont sauvegardées. Phi’spool capte simplement vos spools d’impression ou les pdf générés pour en exploiter les informations.

Les bénéfices de notre solution Phi'Spool

  • Prenez le contrôle de vos documents sortant (factures, BL, bulletins de salaire, OR, OF…)
  • Modifiez en temps réel vos fonds de page (en-tête, coordonnées, agence, CGV…)
  • Automatisez vos processus internes (tri, regroupements…)
  • Dématérialisez vos documents papiers (factures clients, BS …)
  • Distribuez automatiquement vos documents.
  • Supprimer tout ou partie de vos pré-imprimés.
  • Améliorez la qualité des documents produits.
  • Augmentez la productivité de vos collaborateurs.

Convergence des solutions par Dactyl-OMR

Deltaʼdoc, AplhaʼGED, AlphaʼECM, Betaʼfax…

 

Contacts

Grand ouest :

02 40 80 29 50

Région centre :

02 48 68 81 00

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Témoignage

Groupe GEXXIA

Yannick Letrou, Directeur Financier du groupe GEXXIA  : « Phi’spool nous a permis de gagner en souplesse tout en réduisant nos coûts. » Lire la suite